빠르게 읽고 한 장으로 요약, 정리하는 방법 - 이론편

1. 부하 직원의 입장

"지난 번에 시킨 거 내일 아침에 보자"

"지금까지 한 거 한 장으로 정리해 와"

직장인이라면 누구나 한 번쯤은 들어보았을 이야기다. 

듣는 순간 심쿵한다. 

조금 더 심쿵할 때가 있다. 바로 콤비네이션.

"지난 번에 시킨 거 내일 아침까지 한 장으로 정리해 와"

게다가 보통 저런 이야기는 퇴근 무렵 정확히는 16~17시를 전후로 해서 듣게 된다. 환장한다. 

이 많은 자료를 어떻게 다 읽을 것이며, 이 많은 내용을 어떻게 한 장으로 요약 정리할 것인가. 

아니, 한 장으로 요약될 것 같으면 저 자료 작성자는 바보라서 이렇게 두껍게 만들었다는 말인가?

불평불만해봐야 시간은 틱톡 흘러만 간다.

2. 직장 상사의 입장

입장을 바꿔놓고 상사의 입장에서 생각해보겠다. 

업무 지시를 했는데 부하 직원은 가져올 생각을 하지 않는다. 

파킨슨 법칙이다. 주어진 시간이 소진될 때까지 늘어진다. 마감일을 당기면 그 마감일까지는 어떻게든 된다.

가져온 보고서가 마음에 들지 않는다.

일단 중언부언 길다. 읽기 시작하는 것 자체가 싫다. 

네이버 같은 검색 포털에 자신이 궁금한 검색어를 입력했는데 옆에 스크롤바 길이가 에베레스트산이다.

혹시 몰라 마우스로 스크롤을 해본다. 한참 내릴 때까지 원하는 대답이 나오지 않는다.

이 두 가지 상황 - 시킨지가 언젠데 아직도 안가져와/ 이 얘기하려고 이렇게 쓸데없이 길게 쓴거야? - 이 겹쳐지면 다음과 같은 주옥같은 문장을 입 밖으로 내뱉게 된다.

"지난 번에 시킨 거 내일 아침까지 한 장으로 정리해 와"

3. 정리, 요약, 일 잘하는 사람

정리整理란? 한마디로 요약하면 ‘복잡한 것을 단순하게 만드는’ 것이다. 이것이 본질이다. 복잡했던 것이 단순해지면 흐름이 원활해진다. 일의 흐름이 원활해지면 생각과 업무도 점점 단순해진다.

상사 입장에서는 자신이 읽고 있는 보고 장표가 단순해야 의사결정이 수월해진다. 그는 지금 그것 말고도 이것 저것 결정해야 할 사항이 많다. 

부하직원이 '나 이것도 알아요 상무님, 부장님~'을 티니며 전해주고 싶은 그런  짜잘짜잘한 정보는 전혀 궁금하지 않다. 오히려 그런거 얘기하려는 애들은 일 못하는 애들이다. 나의 머릿속을 명쾌하고 단순하게 만들어 주는 애들이 일 잘하는 애들이다. 

부하직원 입장에서는 상사가 관심 있어하는, 상사가 관심 있어 할 하나의 논점을 잡고 보고서를 만들어야 집중도가 올라간다. 몇개의 키워드를 잡고 하나의 포인로 요약해가야 자신의 말도 꼬이지 않는다. 보통 여러 정보가 뒤죽박죽 섞이는 순간부터 보고자 자신도 무슨 말 하는 건지 헷갈린다. 

그래서 다카하시 마사후미가 쓴 'ONE PAGE 정리 기술'에 나온 '킬러 리딩'이라는 방법을 소개한다.

4. 킬러 리딩

(1) 질문

자료 (책, 신문 기사 등)를 읽기 전에 먼저 '질문'한다. 자료를 읽음으로써 내가 얻고자 하는 것, 목적을 명확히 하는 것이다.

질문은 최대한 구체적으로 만든다. 그래야 원하는 것을 얻는다. 검색창에 모호한 키워드를 넣어놓고 자기가 원하는 답을 얻을 수는 없다.

예를들어 '매출 성장의 비결은 무엇인가' 보다는 '비수기에도 매출을 성장시킬 수 있는 프로모션 기획은 무엇인가'가 좀 더 구체적인 질문이다.

(2) 추출

질문을 만들었다면 자료에서 '키워드 16개를 추출'한다. 스톱워치를 들고 '15분'의 승부를 한다. 파킨슨의 법칙 기억할 것이다. 

질문을 통해 어떤 것을 얻어야 하는지가 결정되어 있으므로 우리의 뇌는 수신감 높은 안테나가 되어있다. 

정해진 시간 동안 목차, 본문을 빠르게 넘기며 확인해도 '대강'이 아니라 '적중률 높게' 키워드를 뽑아낼 수 있다.

(3) 키워드

뽑아낸 16개 키워드를 중심으로 책을 읽는다. 한 글자 한 글자 꼼꼼히 정독하기 보다는 질문과 키워드에 해당하는 부분을 찾아 빠르게 눈으로 훑어 본다. 그리고 자신이 한 질문의 답과 관계되는 키워드를 딱 3개만 골라낸다.

(4) 메시지

골라낸 키워드 3개를 활용해 자신이 한 질문의 관점에서 한 문장으로 정리한다.