[프랭클린 플래너 제대로 쓰기] 1. 가이드 완벽 정리

프랭클린 플래너를 처음 구입한 사람이라면 플래너 속지들 맨 앞에 있는 '프랭클린 플래너 가이드'를 가장 먼저 마주하게 된다. 오히려 속지의 구성이나 사이즈 같은 것 보다 훨씬 중요한 프랭클린 플래너의 핵심 내용이지만 이것을 자세히 읽고 실행하는 사람은 생각보다 많지 않다.

 

한 번 호기심에 읽어보는 것을 시도해 보는 사람이라도 자세히 읽어보면 일단 번역투의 글들이 눈에 확 들어오지 않아 금새 포기하곤 한다. 말하고자 하는 내용의 구조가 직관적으로 받아들이기 쉽지 않다.

 

그래서 새해를 맞아 신규 구입한 사람들이나, 또는 이미 시간이 지나 분기별 속지를 구매해 사용하려는 사람들을 위해 '프랭클린 플래너 가이드'를 이해하기 쉽고 누구나 쉽게 따라할 수 있도록 정리해볼까 한다.

 

원래 이 포스팅의 제목을 '프랭클린 플래너 당신은 절대 구입하지 마라'라고 정했었다. 

가이드를 이해하지 않고 무작정 월간 일정, 주간 일정을 기입하면서 혼자 정신승리, 자기만족하려는 사람들을 말리고 싶었기 때문이다. 사실 제품만 놓고 본다면 (바인더의 품질 등은 논외로 하고 컨텐츠만 평가했을 때) 너무도 훌륭한 제품임에는 틀림없다. 

 

겉보기에 혹해서 구입하려고 한다면 얼마든지 훨씬 좋은 무료 스마트폰 어플리케이션이 있다. 일정관리나 투 두 리스트(To do List) 스마트폰 어플은 매번 챙겨서 다니지 않아도 된다는 장점까지 있다. 굳이 프랭크린 플래너에 경제적 지출을 할 필요는 전혀 없다. 플래너 가이드를 제대로 이해, 숙지하지 않은 상태에서 구입한다면 장담한다, 1월 말쯤 되면 2-12월 속지를 환불하고 싶은 욕구가 치밀어 오를 것이다.

기술과 도구는 그것이 우리의 주인이 아니라 그것들이 우리에게 복무할 때 유용하고 큰 힘을 발휘할 수 있다. 

- 스티븐 코비

 

플래너를 제대로 활용하기 위해 반드시 선행적으로 이해하고 실행해 보아야 하는 '프랭클린 플래너 가이드'에 대해 지금부터 알아보자.

 

플래너 가이드 목차

1. 플래너 가이드 소개

  (1) 유래와 의의

  (2) 활용 범위

 

2. 프랭클린 플래너의 구성

  - 계획 페이지/  바인더/  보관 케이스

 

3. 가로선 위에 살기

  - 시간관리 매트릭스

 

4. 가장 소중한 것 성취하기

  (1) 가치 확인하기

  (2) 목표 세우기

  (3) 주간 계획

  (4) 일일 계획

 

 

 

1. 플래너 가이드 소개

(1) 유래와 의의

미국 건국의 아버지 중 한 명인 벤자민 프랭클린(Benjamin Franklin)이 썼던  작은 수첩에서 유래한 프랭클린 플래너는 인생을 계획하고 진척을 확인할 수 있도록 도와주는 도구이다. 직장, 가정, 학교 등 어느 곳에서 활동하는지와 무관하게 가장 우선순위가 높은 일에 집중하고 가장 중요한 것을 성취함으로써 더 크게 성공할 수 있도록 도와주는 도구라고 할 수 있다.

앞으로 계속될 포스팅에서도 강조하겠지만 프랭클린 플래너의 키워드 하나를 꼽자면 단연코 '우선순위'다. 지배가치와 사명서, 비전문을 만드는 것도 전부 우선순위를 정하기 위해서다. 

인간은 결코 평등하지 않다. 인간은 평등하다는 말만큼 기만적인 말은 없다. 하지만 모든 사람이 이것 앞에서는 정말 평등하다. 바로 '시간'이다. 하루 24시간은 누구에게나 평등하다. 그것을 어떻게 사용하느냐는 각자의 몫이다.

 

한정된 자원을 사용해 가장 큰 결과물을 만들어 내기 위해서는 자신만의 기준으로 우선순위를 정하고 우선순위가 높은 것일 수록 자원을 집중적으로 투입해야 한다. 

프랭클린 플래너를 쓴다는 것은 누구에게나 동일하게 주어진 한정된 자원인 '시간'을 우선순위가 높은 것에 집중적으로 쓰기 위해서라고 할 수 있다.

 

(2) 활용 범위

가이드에서는 7가지를 제시하고 있지만 다음의 세 가지만 기억하면 된다.

 

① 가장 우선순위 높은 일들을 성취할 수 있도록 도와주는 도구

② 일간, 주간, 월간 스케줄 관리를 통한 시간 관리

③ 메모

 

 

2. 프랭클린 플래너의 구성

계획 페이지/ 바인더/ 보관 케이스로 구성된다. 굳이 지면을 할애할 필요를 느끼지 못해 넘어간다.

<1년치 속지를 보관할 수 있는 보관 케이스>

 

3. 가로선 위에 살기

① 1사분면 : 필수의 사분면 - 꼭 해야하는 긴급하고 중요한 일

 

② 2사분면 : 생산성과 균형의 사분면 - 급하지는 않지만 중요한 일들로서 인간관계 및 건강의 회복, 높은 생산성을 성취하고 나머지 사분면의 일들을 처리할 수 있는 능력을 배양

 

③ 3사분면 : 속임수의 사분면 - 중요하지 않은데도 중요한 것 처럼 보이고, 간단히 거절하지 못하는 일들이 대부분

 

④ 4사분면 : 낭비/ 도피의 사분면 - 긴급하지도 중요하지도 않은 일들로 단순한 시간 낭비

 

플래너 가이드에 소개된 이 아이디어는 가장 중요한 것 중 하나이니 반드시 숙지해야 한다.

 

2사분면에 더 많은 시간을 투자하는 것은 3사분면이나 4사분면의 일에 매이지 않도록 할 뿐만 아니라, 1사분면에 사용해야 할 시간까지도 줄일 수있다. 즉 자신의 시간을 면밀히 분석해보고 3, 4사분면에 포함되는 일들이 많다면 그 시간들을 2사분면의 일을 하는 시간으로 바꿔야 한다.

 

시간관리 매트릭스는 긴급성이 아닌 중요성이 삶을 이끌게 하는 핵심이다. 그때 그때 벌어진 일에 대응하다보면 지나고 나서 아무 것도 남아 있지 않다는 것을 깨닫게 된다. 따라서 먼저 계획을 세우고 그 다음에 행동에 옮기는 것, 즉 가로선 위에서 사는 연습(1, 2 사분면에 집중)을 끊임없이 해야 한다.

 

4. 가장 소중한 것 성취하기

'가장 소중한 것 성취하기'가 프랭클린 플래너가 궁극적으로 지향하는 목표다. 따라서 플래너 가이드에서 가장 중요한 부분이기도 하다. 이 포스팅은 플래너 가이드에 대한 개략적인 소개가 목적이므로 지배가치 작성, 사명서 작성 등에 대해서는 상세한 예시와 함께 추후 포스팅 하도록 한다.

2017/12/02 - [자기관리] - [프랭클린 플래너 제대로 쓰기] 2. 자기사명서를 '왜' 써야 하는가

2017/12/02 - [자기관리] - [프랭클린 플래너 제대로 쓰기] 3. 가치 정의서와 가치 체계도 만들기

2017/12/02 - [자기관리] - [프랭클린 플래너 제대로 쓰기] 4. 자기사명서 작성과 예시

 

(1) 가치 확인하기

 "무언가에 가치를 둔다는 것은 그것을 소중하게 여기는 것이다. 그리고 가치는 매우 중요하다. 우리의 가치는 우리의 선택과 행동을 끌어간다."

 

성취하고 싶은 목표를 세우기 전에 반드시 자신의 가치를 분명히 해야 한다. 사과 나무에서는 포도가 열리지 않는다. 열매를 목표라고 한다면 가치는 나무의 뿌리라고 할 수 있다. '돈'이라는 가치를 중요하게 생각하는 사람이라면 '재테크'와 관련된 목표를 세워야지 '학문적 성취'와 관련된 목표를 세우면 안되는 것이다. 자기가 원하지도 않는 것을 성취하려고 목표를 세워서 무엇하겠는가. 따라서 자신이 중요하게 생각하고 추구하는 가치를 명확히 해야 목표 또한 제대로 수립할 수 있다.

  

(2) 목표 세우기

 사실 가치를 분명히 하고 나서 바로 목표를 세우는 것은 아니다. 자신이 중요하게 생각하는 가치에 대한 자신만의 정의를 내리고 그 가치들 간의 계층 관계를 그려야 한다. 그리고 사명서도 작성해야 하지만 이 과정은 생각보다 시간이 꽤 걸린다. 일단은 여기서는 생략하고 넘어가기로 하자.

 

가치를 분명히 하고 나면 그 후엔 목표를 수립할 수 있다. 자신이 '돈'이라는 가치를 중요하게 생각하고 있다는 것이 명확해지면 '1억원 만들기' 같은 구체적 목표를 세울 수 있는 것이다.

 

목표 수립시 중요한 것 4가지가 있다. 첫 째는 위에서 설명한 것과 같이 가치와 연관되어야 한다. 두 번째는 장기 목표를 먼저 수립하고 그 중간 중간의 단기 목표를 수립해야 한다. 세 번째는 반드시 구체적으로 기한을 정해야 한다는 것이다. 네 번째는 목표 달성까지의 과정을 반드시 측정해야한다.

 

예를 들어 '1억원 만들기'는 좋은 목표가 아니다. 기한이 없기 때문이다. '2030년까지 1억원 만들기'라는 장기 목표를 먼저 수립한 후 기간을 쪼개서 단기 목표를 계속 만들어야 한다. 지금부터 '내년까지 2천만원 만들기'같이 시간을 쪼개서 목표를 세분화 해야하는 것이다. 그 후엔 가계부를 작성해서 목표 달성의 진척을 지속적으로 모니터링해야 한다.

 

장기 목표와 이와 연결되는 단기 목표를 수립했다면 구체적 실행계획을 수립해 프랭클린 플래너의 '주요 업무리스트'에 '매월 170만원 저축'이라는 것을 월간 계획에 반영한다.

 

(3) 주간 계획 수립

 가능한 많은 시간을 시간관리 매트릭스의 생산과 균형의 사분면(2사분면) 위에서 보내는 핵심은 주간 계획에 있다. 주간 계획을 수립하는 시간을 통해 단지 일어나는 일에 대응하는 것이 아니라 의미 있는 일에 시간을 투자하는 주도적인 계획을 세울 수 있다.

 

따라서 한 주가 시작하기 전 20~30분을 고정적으로 따로 떼어 놓고, 자신의 한 주가 어떠해야 하고 또 무엇을 성취할 것인가를 고민해야 한다. 주간 계획 수립의 3단계 프로세스를 거치는 것이 좋다.

역할 검토 -> 큰 돌 선택 -> 주간 일정에 큰 돌부터 반영

 

먼저 '큰 돌 선택'의 의미에 대해 알아보자. 돌을 항아리에 최대한 많이 넣으려면 큰 돌을 먼저 넣고 작은 돌을 부여야 한다. '항아리에 돌을 많이 넣는 것'이 목표라면 목표를 성취하기 위해서는 중요한 일, 즉 '큰 돌'부터 시간을 배정해야 한다는 것이다. 그래야 잡스러운 일에 나의 귀중한 시간을 뺏기지 않을 수 있다.

 

대부분의 큰 돌은 2사분면에 속한다. 그것부터 반영된 한 주가 시작되면, 다른 긴급한 일부터 하려는 유혹을 누르고 중요한 일들 다음에 덜 중요한 일을 처리하는 습관을 만들 수 있다. 이것이 바로 한 주 동안 자신의 삶을 통제하고 생산적이 되는 열쇠다.

 

주간 계획 수립 3단계 프로세스를 예를 통해 알아보자.

 

예를 들어 자신의 역할 중 하나가 팀장이고, 그에 따른 큰 돌이 '신입사원과 친해지기'라면 '신입사원 점심 사주기'를 주간 일정의 월요일 점심, 목요일 저녁에 반영하는 것이다. 이렇게 한다면 그 시간에 일상적으로 일어날 수 있는 별로 중요하지 않은 약속때문에 신입사원과 친해질 수 있는 기회를 놓치지 않을 수 있는 것이다.  이런 역할별 큰 돌들을 주간 일정에 먼저 반영한 후 나머지 업무와 약속을 유동적으로 스케줄링 한다.

 

 

(4) 일일 계획 수립

<실제 작성했던 일일 계획>

한 주가 시작하기 전에 20~30분 가량을 고정적으로 할애하는 것과 같이, 매일 아침 그 날의 계획을 세우기 위한 5-10분의 시간을 따로 갖는다.

 

"힘이란 행동하는 능력이다"라는 말이 있다. 힘(행동하는 능력)은 매일 아침 그 날의 계획을 세우는 5-10분에서 나온다. 미지의 대륙을 횡단할 수 있는 '힘'은 '지도(계획)'에서 나온다.

 

주간 계획과 마찬가지로 일일 계획 수립도 3단계를 거친다.

 

금일 예정일정 확인 -> 현실적 To-do 리스트 작성 -> 우선순위 결정

 

월간 계획이나 주간 계획에서 미리 반영한 '큰 돌'과 기타 업무와 약속이 있는지 먼저 파악한다. 예정 일정을 하고 나면 남는 가용 시간을 파악하고 해야 할 현실적 업무 리스트를 적어본다. 해야 할 업무 리스트의 양에 압도부터 되고나면 오히려 아무 것도 할 수 없다. 따라서 현실적으로 실현 가능한 수준으로 조절한다.

 그 후엔 중요도에 따라 업무를 A, B, C 세 등급으로 분류한다.

(A) 반드시 오늘 내에 처리되어야 할  중요한 일 - ex. 내일 아침 보고할 자료 작성 

(B) 중요하지만 일정 조정이 가능한 일  - ex. 다음 분기 마케팅 계획 작성

(C ) 선택적인 업무 - ex. 사무용품 구입

중요도에 따라 분류한 업무에 우선 순위를 정한다. 일일 To-do 리스트 5개 항목 중 A등급의 업무 2개, B등급 업무가 3개 있다면 각 등급 내에서 가치가 높은 순서대로 A1, A2/ B1, B2, B3와 같이 번호를 적는다. 그리고 중요하고, 가치 있는 업무부터 처리한다.